Automatic guest data cleansing

Um bei größeren oder lange andauernden Events stets den Überblick zu behalten, wer sich gerade auf dem Event befindet, hast Du bei guestoo die Möglichkeit die Gastdaten automatisch zu bereinigen.

Bereinigen bedeutet in diesem Fall, dass die Gäste nach einer festgelegten Zeit automatisch aus dem Event entfernt werden.

Wichtig: Diese Funktion entfernt nur die Gastdaten aus dem Event, der Gast bleibt aber trotzdem als Kontakt im Adressbuch enthalten. Du kannst Dein Adressbuch je nach Tarif automatisch oder manuell bereinigen und z. B. Gäste ohne Event-Zuordnung komplett entfernen.

Empfehlenswert für

Achtung!! Aus Gründen der Rückverfolgbarkeit von Infektionsketten empfehlen wir vor allem zu Corona-Zeiten, die Gastdaten NICHT in zu hoher Frequenz automatisch zu bereinigen, um nachvollziehen zu können, welche Gäste in welchem Zeitraum auf dem Event waren!

Erkundige Dich bitte im Einzelfall, wie lange Du die Daten Deiner Gäste speichern musst.

• Events mit hoher Besucherzahl
• Mehrtägige Events
• Events ohne Datum
• Events, bei denen die Datenspeicherung auf X Wochen begrenzt werden soll
• usw.

Du hast zur Bereinigung der Gastdaten folgende Optionen:

• Eingecheckte & Ausgecheckte Gäste bereinigen
  Löscht alle Gäste aus dem Event, die eingecheckt und/oder ausgecheckt wurden
  
  
• Gäste im Status "Warte auf Bestätigung", "Angemeldet & Bestätigt" und "Offen" entfernen
  Löscht alle Gäste in dem aktivierten Status X Tage nach der Anmeldung aus dem Event
  !!! Die Gäste werden X Tage nach der Anmeldung gelöscht. Nicht erst nach Ablauf des Events. Auch Gäste im Status "Angemeldet & Bestätigt" werden je nach Anmeldedatum dann ggf. schon gelöscht, bevor das Event angefangen hat.
  
  
• Unbestätigte Gäste (im Status "Warten auf Bestätigung") entfernen (DOI)
  Löscht alle Gäste aus dem Event, deren Teilnahme nicht per DOI oder durch den Veranstalter bestätigt wurde

Für jede dieser Optionen wird Dir ein Eingabefeld angezeigt, in das Du die Anzahl der Tage eintragen musst, die vergehen sollen, bevor die Gäste aus dem Event gelöscht werden.

Zusätzlich hast Du hier noch folgende Möglichkeiten:

• Gäste mit zugestimmten Einverständniserklärungen von der Bereinigung ausschließen
  Wenn Du diese Option aktivierst, werden Gäste, die Einverständniserklärungen zugestimmt haben, NICHT aus dem Event gelöscht.
  Diese Option ist hilfreich, um die Einverständniserklärungen zurückverfolgen zu können.
  
  
• Entfernte Gäste über Löschung informieren
  Wenn Du diese Option aktivierst, werden die betroffenen Gäste per E-Mail über die Löschung ihrer Daten benachrichtigt.
  Den Text, der in der E-Mail verwendet wird, kannst Du am Event unter "Info > Mailings > Absage an einen Gast" pflegen